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McGraw La carta Comercial
La carta comercial
¿Qué es una carta comercial?
Es una comunicación utilizada por las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc.
Tiene importancia porque crea una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales.
Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc.
Normas fundamentales para escribir una carta comercial
CLARIDAD: su contenido debe ser comprensible, evitar términos ambiguos
NATURALIDAD: Utilizar tono del lenguaje común
CONCISIÓN: brevedad, evitar dispersiones
ORIGINALIDAD: estilística comercial, un sello de originalidad de la empresa causa una buena imagen.
CORTESIA: cordialidad
PARTES DE LA CARTA COMERCIAL
Membrete: identificación de la empresa
- Razón social: es el nombre de la empresa
- Domicilio o dirección: ubicación de la empresa
- Lema: frase
- Logotipo: símbolo
Número de Orden: identifica el orden de la carta, por lo general se escribe en el margen derecho entre el membrete y la fecha.
Lugar y fecha: Se escribe en el siguiente orden. Lugar, día, mes, año.
Datos del destinatario:
- Tratamiento: titulo que la persona tiene, puede ser natural o academizo.
- Nombre: integrado por los nombres y apellidos, estos se escriben en mayúscula sostenida
- Cargo: puesto que ocupa dentro de la empresa
- Nombre de la empresa: sitio donde el destinatario labora
- Lugar de destino: ciudad
Saludo: saludo de cortesía
Referencia / Asunto: palabra o frese que resume en tema de la carta, se escribe entre el saludo y el cuerpo de la carta.
Cuerpo: Contenido de la carta, el número ideal de texto son tres.
Despedida: igual y consecuente al saludo se recomienda su uso. Estos son algunos términos atentamente, cordialmente, sinceramente…
Firma del remitente: nombre de quien envía y abajo el cargo.
Anexos: es conveniente escribir el numero de documentos que se anexan Anexo: Dos copias.
Identificación: Nombre de la persona que digito la carta: Vivian P.- J. Plata.
Fuente: http://gloriaprofeao.blogspot.com.es/2011/10/la-carta-comercial.html
Expresiones
La introducción
Sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta. El estilo de la introducción es siempre cortés, aunque el tema de la carta sea una reclamación; o una llama de atención sobre cualquier tema comercial pero también debe ser directo.
Es decir, debe decir las cosas de una forma clara y concisa.
Siempre que la carta que estamos redactando sea contestación a otra, previamente reciba, hay que hacer referencia a la misma, aportando la fecha de envío, el objeto de la carta, etc...
Es decir, debe decir las cosas de una forma clara y concisa.
Siempre que la carta que estamos redactando sea contestación a otra, previamente reciba, hay que hacer referencia a la misma, aportando la fecha de envío, el objeto de la carta, etc...
Ejemplos de expresiones utilizadas para dar comienzo a una carta comercial
·
Nos ponemos en contacto con Ud.,
·
En respuesta a su carta del día 7 del presente mes...
·
Muchas gracias por su carta del...
·
Me es grato comunicarle que...
·
Me complace comunicarle que...
·
Le comunico..
· En relación con
·
De conformidad a su atento pedido de fecha...
· Confirmándole
nuestra carta del día 7 del presente mes y año
Más expresiones haciendo clic sobre este enlaces: Introducción
Cuerpo
En el cuerpo de una carta comercial se indica el motivo de la misma.Siempre después del párrafo de introducción se indicara, con claridad, el motivo de la carta.
Los diferentes asuntos se tratan en párrafo separado. Es muy importante prestar atención a una correcta redacción y un uso adecuado del lenguaje.
Algunas formas utilizadas pueden ser:
·
Por la presente tenemos el gusto de
enviarle el presupuesto solicitado,…….. queremos destacar los importantes
descuentos que aplicáremos esta temporada sobre nuestra línea de
productos.......
·
Hemos comprobado que en su envío de
mercancías del día..... de....., correspondiente a nuestro pedido nº 978,
existe una diferencia entre el número de unidades que figura en el albarán y
las realmente recibidas......
·
De conformidad con su presupuesto
del 2 del presente, nos complace en cursarle el siguiente pedido:
·
Lamentamos tener que comunicarles
que al recibir la mercancía solicitada en nuestro pedido nº 342 de 25 de enero,
hemos detectado que cinco de las piezas de tela de color azul marizo presentan
deficiencias en el tintado, lo que hace imposible su venta......
·
Hemos recibido su pedido nº 254 pero
lamentamos tener que informarle la imposibilidad de atender el mismo en la
fecha indicado por ustedes debido a.......
·
No obstante, esperamos que en el
futuro tengamos ocasión de entablar de nuevo unas relaciones productivas para
ambos.
·
Adjunto devolvemos su factura nº
03/1456, puesto que el precio de 4,55 € (cuatro con cincuenta y cinco Euros)
imputado al artículo carpetas clasificadoras, Ref. 597-AD, color azul, no se
corresponde con 4,05 € (cuatro con cinco euros), establecido en el pedido nº
45689.
·
Tenemos el gusto de dirigirnos a
Uds. con motivo de la celebración del Decimonoveno Aniversario de la puesta en
marcha de nuestra empresa….
·
Los géneros enviados importan según
detalle a continuación.....
·
Nos vemos obligados a comunicarles
que....
·
Siento tener que comunicarles....
·
Nos vemos en la necesidad de
advertirles...
·
Anticipadamente les damos las
gracias....Aprovechamos la ocasión para darles las gracias y....
·
Confirmo las condiciones y precios
dados esta……
·
Les agradeceríamos nos dieran
detalles más precisos de....
·
Les comunicamos que este artículo
dejará muy pronto de ser fabricado y que será sustituido por..........por las
importantes innovaciones tecnológicas utilizadas en él, supone un importante
avance en el campo......
·
La mercancía que les enviamos se
ajusta a las muestras que han recibido, sin embargo.....
·
Es necesario que el producto que me
envíe sea siempre de primera calidad.......
·
Por motivos ajenos a nuestra
voluntad no estamos en este momento en disposición de hacer frente al pago
de.............
·
Recibimos su reclamación
por...................
·
Lamentamos sinceramente lo
ocurrido.....
·
Le rogamos nos cargue en cuenta los
gastos que este incidente le haya originado.
·
Conocidas sus condiciones y los
precios, le ruego me envíe.....
·
Lamentamos el error cometido en
nuestra factura, como estaba convenido los portes son de nuestra cuenta.....
La despedida o cierre
El escrito finaliza siempre con una fórmula cortés, al igual que el saludo, esto introducirá a la firma. Aunque casi siempre esta última expresión está precedida por otra en la que se concluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc.; es una forma más de resumir todo el contenido de la carta. Para ello utilizaremos fórmulas que se escriben a la izquierda o a la derecha, las cuales deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases como las siguientes.
- En espera de sus noticias...
- Esperamos que....
- Disculpen las molestias ocasionadas...
- Muchas gracias por..
- Agradezco su...
- Sin otro particular ...
- Lo que informo a usted...
- Lo que remito a usted..
- Le saluda atentamente...
- Sin otro particular, le saluda atentamente...
- Atentamente,
- Cordialmente,
- Afectuosamente,
- Muy atentamente,
Más expresiones haciendo clic sobre este enlaces: Despedida
Las cartas circulares
Las cartas circulares
Las circulares son cartas de envío masivo cuyo contenido interesa a un grupo numeroso de personas.
Los asuntos tratados en estas cartas son muy distintos: publicidad de artículos o servicios, información sobre modificación o disolución de una empresa, cambio de domicilio, traspaso de negocio, nombramiento de nuevos gestores, etc.
Al estar dirigidas a un grupo con un interés común, el contenido de las mismas es igual para todos.
Aun siendo de envio masivo, una carta circular deber dar la sensación de haber sido escrita y remitida exclusivamenta para el receptor de la misma. Esto hará que el receptor sienta interés por la carta y lea su contenido.
Microsoft Word dispone de una buena herramienta para crear cartas circulares: Combinación de Correspondencia. (pincha en el enlace)
